Symantec調查報告發現

電郵不再是電子搜尋要求中最普遍指明文件

 

資訊保安技術專家Symantec公司 (納斯達克上市代號:SYMC) 發表「二零一一年度資訊保留及電子搜尋調查報告」 (2011 Information Retention and eDiscovery Survey) ,探討企業如何管理不斷增加的電子儲存資訊,以及為有可能出現的電子搜尋要求 (eDiscovery request) 作好準備。該調查報告訪問了全球二千家企業的法律及IT部員工,發現電郵不是企業必須產生的主要記錄來源。更重要的是,以最佳方法來記錄和管理資訊的受訪者,遇到法律制裁或被罰款的風險明顯較低。

Symantec香港區系統工程經理李輝表示:「現今的資訊來源各式各樣,包括非結構性文件、結構性數據、SharePoint內容,甚至社交媒體。因此,對法律和IT部門而言,單靠電郵已不足夠。上述兩個部門必須通力合作,發展及實施有效的資訊保留政策。過去數年來,電郵一直是電子搜尋要求的主要資訊來源。然而,這個情況已告終結。」

電郵不等於電子搜尋


當受訪者被問及電子搜尋要求最普遍的文件種類,有67%選擇檔案及文件;數據庫或應用數據佔61%;只有58%認為是電郵。事實上,在電子搜尋要求所使用的檔案來源當中,過半 (51%) 是SharePoint檔案,其次是即時通訊 (44%) 和社交媒體 (41%)。

措施愈理想   成果愈顯著

企業使用最理想的措施,回應電子搜尋要求的效果便會大幅提升,例如把合法保存的配置自動化,以及制定封存工具,而不依賴備份。這些頂級企業制定正式保留計劃的可能性高達81%;把合法保存自動化佔63%;有50%則打算使用正式的封存工具。

一旦實行以上措施,回應電子搜尋要求的時間便會快64%,成功率高2.3倍。因此,相比於缺乏正式資訊保留政策的公司,頂級企業遭受負面後果的機會明顯較低。頂級企業:


  • 接受法律制裁的機會低78%
  • 法律地位受損的情況低47%
  • 被徵收罰款的可能性低20%
  • 因披露過多資訊而危害訴訟地位的機會低45%

企業尚未準備就緒

縱使風險重重,但調查報告發現超過一半受訪者並沒有實施資訊保留計劃。有30%只停留在討論的階段;有14%更沒有部署的打算。受訪者認為主要原因包括沒有實施的必要 (41%)、成本高昂 (38%)、沒有人獲授予該責任 (27%)、時間不許可 (26%) 及缺乏專門技術 (21%)。

建議

    制定並實施一個記錄及資訊管理計劃:企業宜盡快部署一個正式的計劃,繼而根據監管資訊保留及可用性的法律與法規將之修訂。一個正式的計劃讓企業易於了解何時應刪除哪些資訊,以及哪個磁碟機保留過多資訊,並造成額外的風險。
  • 根據記錄及資訊管理計劃定期刪除電子儲存資訊:絕大多數企業 (79%) 認為,一個恰當的資訊保留計劃應允許他們刪除資訊。然而,有20%企業仍然永久保留封存的數據。根據資訊保留計劃刪除資訊,有助減低儲存、訴訟披露及電子搜尋的成本。
  • 以備份作災難復原,編檔作搜尋之用:調查報告發現有接近40%企業將數據無限期存放於備份磁帶,並把備份磁帶用作合法保存程序,導致在訴訟的情況下出現高昂及危險的修訂議案。備份應只作災難復原之用,企業便不用花上幾年時間,而在數個月內刪除舊備份集。
  • 部署先進的合法保存程序及解決方案以減低不符合法規遵循的風險:由於存在文件損毀制裁的可能性,訴訟程序的保護階段充滿風險,此情況經常在遺失或不慎刪除電子儲存資訊後出現。最安全的策略是部署下一代合法保存應用,從而更有效傳達規定合法保存公告、追收承認書,以及定期向受影響的保管人發出催付通知書的重要性。
  • 實行訴訟準備措施以決定披露範圍及制定優先處理的修正計劃:企業應評估其準備的狀況,以決定他們回應電子搜尋要求或政府諮詢的安全性和效率。企業通過長遠的方針及 (基於電子搜尋參考模式) 制定業界最理想的措施,更有效抗衡企業內部程序所面臨的挑戰,並避免負面後果。
  • 為電子搜尋及政府諮詢作好準備,制定更龐大的電子儲存資訊網,包括社交媒體、雲數據、即時通訊和結構性數據系統:識別電子儲存資訊在企業的位置,確保這些來源已獲認可。在單一審計的環境下,使用電子搜尋工具安全收集和處理不同種類的電子儲存資訊。

Symantec二零一一年度資訊保留及電子搜尋調查報告

調查報告是由 Applied Research 於二零一一年六月至七月間,通過電話訪問二十八個國家,合共二千家擁有一千名或以上員工的各類型企業。受訪對象包括每家企業的IT管理及法律部門代表各一名,藉以全面掌握該企業的資訊保留和電子搜尋問題。此調查報告在全球的可靠性高達95%,誤差幅度僅為+/-2.2%。


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Symantec簡介

Symantec是全球保安、儲存及系統管理方案領袖,致力協助企業及消費用戶保護及管理資訊。該公司提供的軟件和服務,能在更多終端點體現更全面和更具效率的風險保護,讓用戶以更大信心使用和儲存資訊。有關進一步資訊,可瀏覽 www.symantec.com。


 

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