香港員工每年浪費超過50小時於設置會議系統

 

致力簡化通訊與協作的通訊解決方案領導供應商ShoreTel®  (納斯達克股市代號:SHOR) 公布最新「Build a Better Meeting」調查結果,發現香港員工因所用的系統操作不便,加上包含的技術過於復雜甚至過時,導致浪費了大量的時間和精力於準備原應省時方便的虛擬會議上。

ShoreTel的「Build a Better Meeting」調查訪問了近500名香港、新加坡和澳洲員工的會議習慣和生產力成效,發現本港員工每年平均花超過50小時來執行會議的後勤工作。調查亦指成功登入會議的人士其生產力仍然偏低,並有大多數受訪者表示在會議期間會因其他事情而分心。

ShoreTel亞太區副總裁及董事總經理Frédéric Gillant指出:「香港員工理應對科技十分熟悉,卻有近三分之一(30%)的受訪者表示要花11至15分鐘設置會議通訊設備,更有10%的受訪者需時更長;日積月累,這自然浪費大量時間。企業其實可把這些時間投放在更具生產效益的事宜上,例如討論重大的業務挑戰並找出解決方法。」


「頻寬及網絡問題」(39%) 和「不清晰的撥號細節或接入點」(26%)均是一眾受訪者在設置會議通訊系統時面對的最大困難,隨後為「過時的系統技術」(16%)。

雖然通訊科技正在改變工作場所環境及大家互相通訊的方式,但Frédéric指出並不是每個解決方案都易於部署,或方便用戶使用。更嚴重的問題是,嘗試使用大量的獨立通訊工具會為IT團隊和終端用戶帶來更多問題。

Frédéric補充:「一個優質的統一化通訊系統應包含IP電話、會議系統、視頻、數碼文檔共享、聊天和流動性等技術的最佳功能,並可將這些功能集合於單一平台,讓用戶在任何地方都可流暢選用最方便和有效的通訊渠道。這不但可簡化會議設置程序,亦能使會議順利進行,更有助提高生產力和大大精簡工作流程。」

未備議程將減低會議生產力


絕大多數本港受訪者 (約75%)承認「不常」在會議之前準備議程,而新加坡與澳洲則分別有42%和54%的員工表示「經常」會準備議程,反映出香港人在這方面明顯不及這兩地區的員工有條理。

Frédéric表示:「若沒有預先制定議程大綱,會議便會缺乏明確方向,就像沒有GPS或地圖的公路旅行。除非你非常幸運,否則只會徒然浪費很多時間,換來一個沒有結果的會議。」

Frédéric指預先制定議程大綱並發送至與會者固然是提高會議生產力的簡單方法,但更有效的是採用可促進生產力的工具,例如內置於頂尖統一化通訊方案中的議程規劃功能。議程的內容不需要太長,但應列明討論事項、預期目標、與會者名單、所需資料,以及開會和散會時間。

低效會議令參與者容易分心

當評價所參與會議的生產力 (評分等級為1至4分;4分為最高,1分為最低),香港員工的評分為2.66,是所有受訪市場中最低。有超過三分之一(37%)的香港受訪者認為他們的會議只是略有或完全沒有生產力。只有11%指其會議的生產力非常高,而澳洲和新加坡則分別為26%和29%。


此外,不到一半(41%)的香港人表示他們會全程投入會議,而近三分之一(30%)就指會部分參與,但同時處理其他工作。香港人亦似乎最容易受個人問題影響而分心,有多達16%指在會議期間受私人事務干擾,例如查閱個人電子郵件、瀏覽社交媒體或收發短信。

Gillant補充:「雖然不少香港企業因低效的會議而浪費了大量時間,但其實亦有很多方法改善低效率的情況。簡單且新式的統一化通訊技術和準備充足便是使會議效果更理想的關鍵,能讓參與者體會到會議的真正價值。 」

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ShoreTel, Inc.簡介


ShoreTel, Inc. (納斯達克股市代號:SHOR) 是通訊解決方案領導供應商,致力協作全球企業簡化通訊與協作。ShoreTel的商用電話系統統一化通訊聯絡中心方案帶來無可比擬的靈活性,使企業能夠輕易提高生產力及推動創新。ShoreTel提供雲端內部部署兩者兼具的解決方案,供客戶自由選擇今後最能切合其業務需求的部署模式。ShoreTel總部設於加州森尼韋爾,區域辦事處和合作夥伴遍布全球。如欲了解更多資訊,請瀏覽http://www.hk.shoretel.com/

 

 

 







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