Microsoft 365 將 AI 融入日常文件工作

✏️ 原創內容| TechRitual 編輯部

許多上班族每天都要處理大量 Word 文件、Excel 數據和 PowerPoint 簡報,卻常常卡在格式調整或公式撰寫上。Microsoft 365 內建的 Copilot 讓你直接用自然語言描述需求,系統便會即時生成初稿或計算結果,大幅縮短重複勞動的時間。

Word 內建 Copilot,草稿生成與格式調整同步完成

打開 Word 文件後,你可以直接輸入「幫我把這段文字改成更簡潔的商業用語」,Copilot 會在幾秒內提供多個版本,並保留原有格式。當你需要統一標題樣式或調整表格寬度時,只需再輸入一次指令,系統便會自動套用樣式庫,省去逐一選取的步驟。

Excel 直接分析數據,公式與圖表一鍵生成

在 Excel 工作表中輸入「找出過去六個月銷售下滑最明顯的產品」,Copilot 會自動建立篩選條件、計算百分比變化,並產生對應的折線圖或長條圖。使用者即使不熟悉複雜公式,也能透過自然語言完成原本需數分鐘甚至數小時的分析。

Microsoft 365 | Write, Create & Collaborate with AI 介面截圖
Microsoft 365 | Write, Create & Collaborate with AI 官方頁面截圖

PowerPoint 與 Outlook 同步協作,會議與郵件流程更順暢

PowerPoint 中輸入「根據這份報告做 8 頁的銷售簡報」,Copilot 會自動挑選圖片、產生標題與重點文字;完成後可直接分享給團隊成員即時共同編輯。Outlook 則能自動總結長郵件串或建議回覆重點,讓使用者在切換不同應用程式時仍保持一致的工作流程。

隨處啟用 Copilot,個人與團隊皆能快速上手

無論在桌面版 Office、瀏覽器或行動 App,只要登入 Microsoft 365 帳戶,Copilot 便會在各應用程式中自動出現。使用者可先在個人檔案中使用,再逐步擴展到小組共用文件夾,逐步建立以 AI 輔助為主的協作習慣。

產品名稱:Microsoft 365 (前稱 Office)
官方網站:https://www.office.com/

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